¿Cuáles son los principios de Lean Management y cómo se puede aplicar al Project Management ?
Básicamente son 5 los principios claves de Lean Management que se aplican al desarrollo de proyectos:

1. Especificar de forma precisa el valor de cada proyecto (cuando aquí decimos valor, no el solamente el valor financiero del proyecto, pero sí todo lo que el cliente estará dispuesto a pagar)
2. Identificar el flujo de valor ( value stream ) para cada projecto
3. Permitir que el valor fluya sin interrupciones
4. Obtener valor del equipo de proyecto
5. Buscar la perfección continuamente

¿Cuál es la diferencia de un proyecto basado en los estándares del PMI y un proyecto basados en principios de Lean Project Management?
En PMI el enfoque es impulsado por las áreas tradicionales de conocimiento (9 áreas) y procesos clásicos de Iniciar-Planear-Ejecutar - Chequear y Finalizar.
En los sistemas Lean, la base de todo es el ciclo PDCA de Deming (Plan-Do-Check-Act). En Lean, se da mayor énfasis en el ciclo “Plan”, donde se aplican herramientas muy efectivas y productivas en la fase más crítica del proyecto que es la planificación.

Para las empresas, ¿cuáles son las ventajas de aplicar los principios Lean Management en sus proyectos ?
Una empresa no puede lograr la eficiencia plena en sus ciclos de aplicación de proyectos desarrollados si no lo realiza de forma lean en las etapas preliminares, como por ejemplo en el dibujo y desarrollo del producto, selección del criterio financiero más adecuado, ejecución a traves de eventos impulsadores, aplicación de Ingeniería de Valor hasta su entrega, etc.
Una actividad en un proyecto agrega valor siempre que transforme los entregables del proyecto, de tal forma que el cliente reconozca de forma positiva la transformación y esté dispuesto a pagar por ella.
Por eso, normalmente las ventajas están relacionadas a la eliminación de desperdicios, en la mayor cantidad posible. Lo anterior se consigue aplicando herramientas lean para la eliminación de desperdicios en tiempo, gente, recursos, etc.
Las estadísticas nos muestran que puede haber desperdicios enormes en las actividades de proyectos, siendo que más de 80% de un día típico puede ser consumido por actividades que no agregan valor al proyecto.
Existen herramientas y técnicas distintas para eliminar estos desperdicios, Entre ellas podemos citar:

• Mapeaos de flujos de valor ( value stream mapping – VSM análisis ) para eliminación de actividades sin valor
• Implementación Eficiente de la estrategia del proyecto ( Effective Strategy Deployment ) conocida como HOSHIN KANRI por los Japoneses de Toyota
• Actividades de Ingeniería Simultánea con análisis de múltiples alternativas de dibujos (Set Based Concurrent Engineering )
• Obeya ( que es la instalación de una grande sala del Proyecto, algo como el “war room” pero con técnica distinta )
• Elaboración del Plan del Proyecto por entregables y multifuncional en una página ( y no los complicados MS Project, Primaveras,etc con millares de actividades )
• Definicion de eventos impulsadores del flujo
• Genchi-Genbutsu (ir a ver lo que sucede en el sitio)
• Elaboracion de documentación (Gestión Visual de situaciones distintas reportadas de forma lógica y organizada en documento de una sola pagina )

¿Qué habilidades y destrezas debe tener un Project Manager para gestionar un proyecto con los principios Lean Project Management?
Mientras las técnicas de PMI / PMBOK están más direccionadas al perfil de un Gerente tradicional, para la “gestión lean” lo más importante es el liderazgo y como implementar la acciones necesarias para la eficiente integración del proyecto como un todo:

• Integración producto-mercado; producto-proceso.
• Sistema- detalle.
• Sistemas internos
• Integración con el cliente, con los proveedores

Así, tenemos el perfil del Gerente del Proyecto o Programa con el papel predominante de agente integrador de la gente, las herramientas y proyecto como todo, alineado con la estrategia general de la empresa y de su proyecto, impulsando los objetivos del proyecto a su equipo.
Las herramientas en si pueden aprender a través de entrenamientos, pero con conocimiento preliminar se puede agilizar el proceso desde al inicio.

Más información en:

• Información de Lean en el PMI
• Lean Enterprise Institute
• Instituto Lean Mangement

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Artur Lovro, PMP, MBA es Socio-Director de ARTCO Technology Consulting y socio de PERSPECTIVAS - EE.UU. Investigador y profesor del Instituto Lean de Brasil. Ingeniero Mecánico y Administrador de la Empresa FAAP; obtuvo un MBA de la FIA USP en 2001 y es PMP Project Manager Profesional desde 2003. Se ha especializado en la Estrategia de Gestión de Proyectos de la Universidad de Chicago en 2006 y obtuvo la certificación LPPD de la Universidad de Michigan en 2007.

El informe denominado “Entendiendo la Comunicación No Verbal en un Equipo de Proyecto Multicultural” fue compartido por Conrado Morlan para su publicación en este blog.

** Ver Informe**

Se recomienda tambíen leer: Hoy no me puedo levantar, el fin de semana me dejó fatal

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Conrado Morlan es un profesional con más de 15 años de experiencia en dirección de proyectos de IT, telecomunicaciones, finanzas y ventas. Posee una licenciatura de la Universidad La Salle y un MBA por la Universidad de las Américas (México). Conrado es actualmente Regional Project Portfolio Manager y Regional Program Manager en DHL Express. Adicionalmente obtuvo la certificación Project Management Professional, Prince 2 Practitioner y está en proceso de obtener el PgMP.

Evangelización de los interesados: ¿Cómo lograr proyectos exitosos y no morir en el intento? es un informe realizado por Sergio Vázquez PMP y José Kobashigawa PMP, sobre un piloto de capacitación realizado en una institución financiera del Perú.

Si tienen o han tenido problemas para poder impulsar la disciplina de la Dirección de Proyectos en la Alta Dirección, con el Patrocinador, o con el resto de la organización, el estudio de Sergio y José les dará sugerencias concretas de cómo evagelizar “casa adentro”.

**Ver informe**

Este es el caso del capítulo de hoy. Nota: Cualquier semejanza es pura coincidencia.

The Great Office War from Runawaybox on Vimeo.

Cuales son las técnicas y herramientas que utilizas para manejar de manera óptima la comunicación con equipos virtuales?

No tengo herramientas específicas, pero siempre es importante realizar preguntas al equipo como: “Todos entendieron?, “Existe algún punto por resolver?”, “Dudas, preguntas, preocupaciones?”. De esta forma, durante las reuniones virtuales, se da oportunidad al equipo para asegurarse de que todos están “en la misma página”.

Cuales son los problemas más frecuentes para la gestión de equipos virtuales y cómo has manejado estos problemas?

• Falta de compromiso: Integra al equipo al proyecto a través de los objetivos (deben estar claramente identificados)
• Diferencia de culturas: El Project Manager debe tener conocimiento sobre los aspectos culturales relacionados al equipo virtual
• Diferencias horarias: Parecería no ser un tema importante, pero podría convertirse en un GRAN problema. Alguna vez tuve un proyecto con ingenieros en Nueva Zelanda, India y EEUU, se podrán imaginar el lio para organizar una reunión con todos ellos.

Cuentanos algunas lecciones aprendidas sobre el manejo de equipos virtuales

Nunca, pero nunca asumas a qué está comprometido tu equipo. Debes asegurarte que tanto el Project Manager como el equipo tienen el mensaje claro, así como los compromisos.

Cómo controlas y monitoreas un proyecto con equipos virtuales?

Reuniones!. La clave es entender el ambiente de cada equipo de proyecto (aspecto multiculturales) y aprender como trabajar con cada miembro con el objetivo de poder conseguir lo que necesitas.

Qué habilidades debe tener un Project Manager para manejar eficientemente un equipo virtual?

Las 3 principales son:

1. Ser un comunicador sobresaliente

2. Saber vender el mensaje y buscar el compromiso de todos los miembros del equipo

3. Identificar, entender y manegar los aspectos multiculturales.

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Daniela Morais Henriques posee más de 8 años de experiencia dirección de proyectos. Daniela tiene un MBA de Fundação Getúlio Vargas (FGV), SP, Brazil, además obtuvo las certificaciones PMP e ITIL. Actualmente trabaja en EDS como Project Manager.

Anteriormente hablamos de los supuestos del proyecto, en esta ocasión miramos hacia las restricciones. Ambos temas afectan o podrían afectar directamente el desempeño y planificación del proyecto, así como su cumplimiento. Las restricciones son, en sí, la camisa de fuerza que nos limita.

Según el PMBOK, las restricciones (constrains) son “el estado, calidad o sentido de estar restringido a un determinado curso de acción o inacción. Una restricción o limitación aplicable, sea interna o externa al proyecto, que afectará el desempeño del proyecto o de un proceso“.

Estoy seguro que habrán visto más de una vez el triángulo de la “triple restricción”. Los limitantes básico de los proyectos dados por el tiempo, los recursos y el alcance, corresponden al día a día de las negociaciones con clientes, proveedores, equipo y stakeholders.

Por lo anterior, es muy importante y mandatorio dejar las reglas e identificar las restricciones desde el inicio del proyecto. Mejor dicho, desde la conceptualización o propuesta comercial, si vale el término. Así como los supuestos, las restricciones tienen un alto impacto en temas como: costos, cronograma, fechas de entrega, etc.

Las restricciones vendrán dadas en temas como:

• Fecha esperada de entrega del proyecto
• Presupuesto máximo asignado al proyecto
• Cantidad de recursos humanos y técnicos disponibles
• Requerimientos mínimos necesarios y esperados (Alcance)

Con los puntos anteriores se podrán negociar escenarios como:

• Proyecto realizado por etapas (versionamiento)
• Priorización de requerimientos
• Negociación para obtener disponibilidad de recurso humano clave

Como bien dijo alguna vez un profesor : “No te adelantes a decirle al cliente que no se puede, en cambio, negocia con las restricciones“.

• “La fecha es lo importante”, entonces prioricemos los requerimientos y quizá tendremos que revisar el presupuesto.
• “El proyecto debe estar totalmente completo”, entonces revisemos la fecha para lograr cumplirlo.
• “El presupuesto es inamovible”, entonces no toquemos los recursos pero seleccionemos los requerimientos principales.

En resumen, es importante desde el inicio saber exactamente cuáles son las restricciones que limitan el proyecto, y de esas, conocer cuál es la más importante para saber por donde poder negociar… Y si para el cliente “todo es importante”, entonces, le cuentan el ejemplo del globo.

• Mejores proyectos de IAAP desde Argentina
• lboisset’s Ruminations de Luis Morales Boisset desde España
• LegnitaPress de Angel Agueda desde España
• Navegapolis de Juan Palacio desde España
• Dejameser de Eruntale desde Perú
• Ingeniería de Software , blog de Jorge Luis Becerril desde México
• Oficina de Gestión de Proyectos desde Colombia
• Dirección de Proyectos de Diego Navarro
• Agile Software Development de Pablo Azorin desde Argentina
• Gestión de Proyectos de Ervin Sarkisov desde España

Nota: Agradecemos públicamente a quienes día a día comparten su experiencia y conocimiento a través de sus blogs, y pedimos disculpas si hemos olvidado involuntariamente algún sitio.

Nota: El Café de Joe no tiene ninguna relación comercial con las instituciones educativas publicadas en este aviso. Se publican únicamente aquellas instituciones que envian su información y corresponden a Ecuador.

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Artículos relacionados:

• Capacitación: Una actividad constante del Project Manager

Está comprobado que una de las mayores razones por las que el colaborador no cumpla al 100% su objetivo se debe a problemas causados por la falta de ergonomía.”

De acuerdo a tu experiencia, ¿Cuáles es el proceso apropiado para diseñar espacios para un equipo de trabajo? (en otras palabras, cual es el paso a paso)

1. Establecer cuales son las necesidades (plan de necesidades)
2. Un plano de distribución de mobiliario basado en los requerimientos de cada grupo de trabajo.
3. Un plano eléctrico e iluminación
4. Un plano de sistemas
5. Un esquema de colores considerando los colores que identifican a la empresa. (esto es relativo)

Teniendo en cuenta que los espacios para equipos de proyectos debe primar la interacción de los miembros, maximizar la comunicación, permitir la colaboración y consulta constante de documentación ¿Qué consideras debemos tener en cuenta al momento de diseñar estos espacios?

• Las nuevas tendencias se inclinan hacia los espacios abiertos yuxtapuestos.
• Una buena distribución no es solo la adecuada cuando adicionalmente se debe tomar en cuenta la ergonomía preventiva como pilar importante de un buen funcionamiento, teniendo entre sus actividades el estudio y análisis de las condiciones de seguridad, salud y confort laboral.
• Mantener los principios básicos de todo diseño: proporciones correctas, materiales apropiados, resistencia adecuada, duración satisfactoria y confort físico.
• Establecer las relaciones de trabajo entre las unidades que componen la empresa, la naturaleza, los procesos de comunicación, los sistemas de información, el desarrollo de las funciones asignadas dentro del equipo. Cuales son las personas que están en constante comunicación, las que necesitan revisar la información con otros y los que necesitan un espacio, sin interrupciones.
• Considerar espacios de circulación adecuados.
• Tener un espacio en común donde puedan funcionar los equipos (fax, impresoras, copiadoras) de manera independiente.
• Que sea estético en cuanto a sus formas, dimensiones y texturas. (la imagen corporativa es sin duda alguna uno de los factores más importantes en promover el buen desempeño de los empleados y la aceptación por parte de los clientes.)
• Puestos de trabajo ergonómicos con suficiente espacio para guardar documentos.
• Considerar una sala de reuniones privada y completamente aislada del contacto con cliente y colaboradores.
• Ubicar las áreas de atención al cliente en lugares accesibles.
• Espacio para los insumos de la oficina
• Una cafetería adecuada.
• Una sala para disipar problemas (las nuevas tendencias promueven espacios familiares en donde los empleados sientan libertad psicológica).
• Debe existir una relación entre la planeación urbana y las actividades que se realizan para ubicar la oficina.
• Considerar zonas de estacionamiento tanto para el personal como para los clientes.
• Tomar en cuenta la posibilidad de crecimiento.

¿Cómo consideras que el diseño, distribución y características del espacio para el equipo de trabajo puede afectar su desempeño, temperamento y el clima laboral?
Desde lo ergonómico, una buena distribución de espacios con elementos de moblaje adecuados en cuanto a lo antropométrico, ambiental, una buena ergonomía en diseño y evaluación que a su vez considere necesidades específicas puede afectar favorablemente en un buen desempeño y clima laboral. Está comprobado que una de las mayores razones por las que el colaborador no cumpla al 100% su objetivo se debe a problemas causados por la falta de ergonomía.

Teniendo en cuenta tus proyectos realizados ¿Cuáles consideras son los aspectos que no se toman en cuenta al momento de crear espacios, y por ende, generan no cumplen sus objetivos?

Es muy importante antes de distribuir espacios, la comunicación con las personas que van a desempeñar las funciones en un puesto de trabajo, ya que no se puede optimizar su desempeño cuando se ve desde la perspectiva desde otro ángulo. Una persona que pasa más de ocho horas en actividad laboral debe estar resguardada con un buen mobiliario, distribución y áreas en donde pueda desenvolverse libremente, ya que esto ayuda a la creatividad.

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Pamela Giacometti, posee la especialización de Gestión Estratégica de Diseño y Gerenciamiento en Proyectos por la Universidad de Buenos Aires, Argentina, y el título de Diseñadora de Interiores por la Universidad Laica Vicente Rocafuerte de Guayaquil, Ecuador. Pamela actualmente es consultora free lance en Arquitectura Interior, además de profesora desde hace 5 años en temas relacionados al estudio y tendencias del espacio físico. Pamela puede ser contactada en su mail y a través de su blog www.disenomandala.com

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Post Relacionados:

• Oficina nueva: Pensando en el diseño de la oficina del equipo de proyecto (II)
• Oficina nueva: Oportunidad para el co-location (I)

En un post anterior habíamos presentado la propuesta de “Team Room” de Microsoft, donde utilizan características (diría avanzadas) para crear espacios, mover divisiones, documentar en paredes de vidrio, integrar al equipo en oficinas con todos los dispositivos, etc. Todo lo anterior sin perder la privacidad individual. Algo así funcionaría bien para un equipo, con un buen presupuesto y bastante espacio!

Si no se cuenta con el presupuesto de MS, al menos se deberían seguir recomendaciones mínimas que presenta Mishkin Bertieg en su post ”8 Team Room Tips”:

• Iluminación, Aire y naturaleza: Una cantidad apropiada de luz natural, circulación de aire y plantas vivas son excelentes forma de crear un espacio para la ocupación humana.
• Diagramación: La gente necesita estar frente a frente, y trabajar junto al otro. También necesitan espacios semi-privados para discutir y atender el teléfono. Las paredes deben tener espacios grandes para ser usadas como pizarras.
• Ergonomía: Buenas sillas, escritorios, con la altura apropiada y la flexibilidad de permitir ergonomía individual de acuerdo a las necesidades.
• Privacidad: Todos necesitan salir un momento. Algunas organizaciones proveen mini salones de reuniones. Otros permiten a cada miembro del staff tener un cubículo independiente en otro lugar fuera de la oficina del equipo.
• Personalización: El espacio que ocupa cada uno debe ser flexible y personalizado. Las personas necesitan espacio para fotos, juguetes, plantas, etc. que ayudan a sentir el espacio como suyo.
• Visibilidad externa: Otras personas de la organización necesitan poder entrar, ver y escuchar lo que pasa en el equipo. Puertas abiertas y ventanas permiten tener acceso.
• Acceso a Servicios: Máquinas de café, impresoras y otros servicios deben ser de fácil acceso. El equipo no debe aislarse de estos servicios de la organización.
• Ruido: El equipo será bullicioso. El resto de la organización requerirá estar lo suficiente alejado del ruido. Esto podría ser complicado de balancear junto con el acceso a facilidades y a la visibilidad necesaria.

Lo anterior es un buen inicio para comenzar a diseñar el espacio del equipo.

Continuará…

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Post Relacionado:

• Oficina nueva: Oportunidad para el co-location (I)
• Oficina nueva: Consultando sobre recomendaciones para distribución de espacios (III)