PM 101
Protégete !: Confirma, Documenta y Guarda
Aunque parezca obvio, en ocasiones lo olvidamos. Todo, absolutamente todo lo que afecta, impacta o cambie tu proyecto debe estar confirmado, documentado y guardado. Hace un par de años lo entendí claramente cuando en un proyecto que ya había sido entregado, pero el contrato no había sido cerrado, el cliente pretendía extenderlo, y todo por un mail que nadie sabía donde estaba.
El título de este post dice “protégete”, pero también debería decir “protege a tu proyecto y equipo”. El PM debe estar consciente de que en cualquier momento un mail, una conversación informal, un requerimiento solicitado por messenger, etc. podría ser una puerta abierta para afectar leve o gravemente el proyecto. Aún existiendo procesos claros para gestión de cambios, o levantamiento de requerimientos, la experiencia nos indica que se pueden filtrar aspecto que afecten el Alcance del Proyecto, o peor aún, generen insatisfacción en el cliente y/o usuario. Por eso deberíamos tener claro que:
Se debería documentar todo, especialmente…
- Requerimientos
- Cambios
- Novedades
- Definiciones
- Issues
- Riesgos
- Especificaciones
- Y todo lo que pueda cambiar o afectar lo originalmente planteado ya sea del producto final o del proyecto
Se debería documentar en…
Documentos físicos: cartas, memos, diagramas de flujo, bocetos, entre otros.
Documentos digitales: emails, archivos aprobados, todo documento involucrado en el proceso de gestión del proyecto y de desarrollo del producto
Con especial atención en…
Aprobaciones internas (dentro del equipo de proyecto): asignación de recursos, presupuestos, especificaciones, diseños de solución, etc.
Aprobaciones externas (hacia el cliente): solicitudes de cambio, aprobación de entregables, aprobación de fechas, aprobación de costos
Recuerda…
“Lo no escrito, no dicho”
La próxima vez que el cliente lo pida verbalmente, tómate el tiempo de documentarlo, hacerlo aprobar y guárdalo. No sabes en qué momento eso te podrá salvar de un desviación en tu proyecto.
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Otros tips por si te sirven:
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2 comentarios para “Protégete !: Confirma, Documenta y Guarda”
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¡Qué razón tienes! ¡Qué peligro tiene los comentarios de pasillo! Yo sólo añadiría: Confirma, Documenta y Guarda “rápido”. Una documentación o solicitud de confirmación rápida puede evitar un serio conflicto que si llega tarde será inevitable.
Es muy importante considerar esta buena practica en cada uno de nuestros proyectos. Ademas de documentar y guardar, deberiamos aprender a saber organizar nuestras comunicaciones con el cliente, gerente de proyecto, sponsor o algun otro stakeholder. Es decir, guardar por guardar tampoco es el tema, ya que -seguramente a muchos de ustedes como a mi- alguna vez les ha ocurrido que necesitan encontrar un documento que necesitan para una reunion, y Dios sabe donde esta! No lo encontramos. Un minuto mas que nos tomemos en codificar o crear una carpeta para organizar mejor nuestros documentos, seguramente nos ahorrara varios minutos -y muchos dolores de cabeza- en el futuro.